Версия для печати

Опыт компании «РУСАЛ»: Как категорийный менеджмент меняет закупки

13.06.2019

Категорийный менеджмент в закупках призван сократить затраты, повысить надежность поставок и увеличить экономический эффект. Схожие по характеристикам товары объединяют в одну группу и это серьезно изменяет процесс закупок.

О преимуществах категорийного менеджмента и опыте его внедрения рассказывает Дмитрий Лапин, директор департамента контроля цен и коммерческой деятельности ЗАО «Русал Глобал Менеджмент Б.В.».

– Чем занимается департамент, которым вы руководите?

– В компании централизованы поставки сырья на все предприятия, закупки всех остальных товарно-материальных ценностей децентрализованы. В каждом дивизионе есть коммерческие дирекции, отвечающие за снабжение.

Департамент контроля цен и коммерческой деятельности координирует проведение закупочных процедур, мы разрабатываем все регламенты, распределяем категории номенклатуры по дивизионам, контролируем закупки предприятий, обеспечивая экономическую эффективность, отвечаем за автоматизацию процесса и обучение. Одним словом, департамент организует работу по закупкам.

– Расскажите про категорийный менеджмент в закупках. Для каких целей и компаний он подходит?

– Категорийный менеджмент может быть полезен всем компаниям, но в приоритете все-таки производственные предприятия. У них высокая себестоимость продукции и свыше 50-60% затрат – это закупаемая номенклатура.

– А чем он отличается от обычного закупочного процесса?

– Стандартные закупки проходят по единому правилу: «купить нужный товар в необходимом количестве и по минимальной цене». После внедрения категорийного менеджмента закупки осуществляются не по единым правилам для всех товаров и услуг, а по отдельным нормам для каждой категории.

До этого момента каждую категорию надо глубоко проработать по внутреннему и внешнему профилю. К примеру, изучая внутренний профиль подшипников, мы выясняем, как планируется их закупка с указанием конкретных объемов, марки и сроков поставки.

Внешний профиль – это анализ рынка. Отвечаем на вопросы: какие компании выпускают подшипники? Какая конкурентная среда между ними, какие торговые условия производителей? Перспективы этого рынка – появятся ли ближайшее время новые компании или кто-то уйдет? Категорийный менеджмент подразумевает полное понимание компанией структуры рынка.

Затем начинается разработка рычагов влияния на категории: выясняем, за счет чего возможна оптимизация затрат. И речь не только о цене закупки, а об оптимизации совокупных затрат всего жизненного цикла контракта, который предусматривает закупку товара или работы, проектирование, конструирование, последующее обслуживание, ремонт, а в случае необходимости и эксплуатацию товара или созданного объекта.

Важно при этом не просто собрать всех поставщиков и попросить их о скидке, а понять себестоимость и структуру всех затрат. И в результате от чего-то оказаться, уменьшить закупки или снизить требования.

– На каком этапе внедрения категорийного менеджмента находится «РУСАЛ»?

– Внедрять новый подход мы начали только в конце 2018 г. За это время нам удалось начать формировать структуру менеджмента, разработать регламент по категорийному управлению в закупках, создать перечень всех затрат, структурировать по категориям и подкатегориям товары и услуги, инициировать IT доработки.

Кроме этого, мы расставили приоритеты для каждой категории – как мы будем оптимизировать закупки. Приведу несколько примеров.

У строительных материалов небольшая стоимость, но в этой категории десятки тысяч номенклатур. Они генерят высокие затраты на размещение заказа, обработку заявок и проведение процедур. Это и есть поле для оптимизации.

Огнеупоры – затратная категория сама по себе. Их можно закупать не как материалы, а как услугу. Это позволяет обеспечить высокое качество поставок и оптимизировать совокупные затраты.

При анализе внутреннего профиля подшипников – как потребляются и зачем – выполняется структурирование их по группам. Для приоритетного оборудования (прокатных станов) эффективное решение – сделать закрытый перечень возможных поставщиков. В нем нет китайских и даже российских компаний, а только лучшие мировые бренды, поскольку данные изделия влияют на готовую продукцию и на простой всего производства. По другим подкатегориям, наоборот, лучше максимальное расширение конкурентной среды.

При этом даже сейчас мы остаемся на начальном этапе внедрения категорийного менеджмента. Это длительный процесс. Мы прорабатываем автоматизацию, упорядочиваем справочник номенклатур, дополнительно дорабатываем подкатегории и категории для получения аналитических данных.

Параллельно решаем вопрос с назначением сотрудников для этой деятельности. Важно, чтобы разработкой категорийной стратегией занимались специалисты, а не те же, кто выполняет текущие заявки. В противном случае оба процесса будут выполняться некачественно. Мы заинтересованы в привлечении новых сотрудников, а так же обучаем по специальной программе собственные кадры.

– Как к закупкам по категориям отнеслись ваши внутренние заказчики?

– Сначала скептически, потому что привыкли к стандартным закупочным процессам. Но мы убеждаем, что привычные методы – не самые эффективные. Зачастую закупки превращаются в рутину, когда специалисты просто копируют потребность в SAP из одного квартала в следующий. Даже если потребность требует корректировки.

Есть вопросы и по инвестиционным закупкам, когда товары или услуги закупаются под крупный проект. Заявки отправляются в коммерческое подразделение, где все необходимое и закупается. Но в это время в проектную документацию могут внести уточнения или скорректировать её из-за работы подрядчика. Отдел закупок об этом не знает и закупает что-то уже ненужное. При разработке категорийных стратегий мы подобные кейсы подробно разбираем.

– Какие преимущества от внедрения категорийного менеджмента получила компания?

– Преимущества в сокращении сроков поставок для заказчиков, сокращении совокупных затрат, повышении производительности труда.

Приведу один пример. Если раньше в категории КИП (система автоматизации контрольно-измерительных приборов) мы каждый квартал проводили закупки, то с подписанием договора на три года кардинально сокращается количество закупочных процедур. Происходит значительное сокращение трудозатрат и сроков поставки. Сроки поставки сокращаются с 100 дней до 30.

Пока процесс только настраивается, но ожидаем через два года будет существенная оптимизация всех затрат. Разрабатывать стратегии по всем категориям, кстати, не обязательно. Мы определили, что долгосрочные договоры должны покрыть не менее 70% номенклатур.

– Как изменилась роль закупочных подразделений в компании?

– Мы усиливаем уровень ответственности всех профильных подразделений, а наш департамент стал своего рода контролирующим органом.

Повышаем ответственность заказчика за качество заявленных потребностей. Что, как и в какие сроки они заказывают. Заказчик отвечает за точное заявление потребностей и технические задания. От исходных данных – документации, чертежей, техзадания – во многом зависит результат закупки.

У закупок ведь есть ключевые показатели эффективности – выполнение планов и сроков поставки, ежемесячное обеспечение высокого уровня сервиса, оптимизация затрат.

– Такая перестройка всех закупок, наверное, требует колоссальных затрат?

– Действительно, на начальном этапе возникают сложности из-за роста трудозатрат и неготовности закупщиков, которые привыкли к стандартному процессу, к новой деятельности. Они понимают, что им придется работать не по традиционному регламенту – создать перечень контрагентов, провести процедуру, сформировать конкурентный лист, а затем протокол.

Они должны расширить видение процесса и охватить всё: от момента возникновения потребности в закупке на производстве до списания. Не так много людей могут объективно и компетентно подойти к этому делу. К тому же им нужно заниматься разработкой категорийной стратегии, а это очень нелегко. Зато после внедрения всех новаций трудозатраты значительно сократятся.


Автор: Ангелина Зеленькова, портал «Торг уместен»

Источник: umestentorg.com

Теги: закупки

0

Комментарии

Чтобы добавить комментарий, пожалуйста, авторизуйтесь на сайте!
 
Ищите наc в соцсетях!

КОНТРОЛЬНО-КАССОВАЯ
ТЕХНИКА ОНЛАЙН
             

 

Как это работает!

ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ
МАРКИРОВКА
МЕХОВЫХ ИЗДЕЛИЙ

            

С электронной подписью!

Задать вопрос

 
Календарь мероприятий
Сентябрь
ПнВтСрЧтПтСбВс
      1
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
30